Thị Trường / Sự kiện

Quản lý kho hàng không hiệu quả có thể ảnh hưởng lớn để chuỗi cung ứng sản phẩm, quá trình sản xuất, lưu kho hay xuất nhập không đồng bộ gây thất thoát chi phí. Một số doanh nghiệp ngày nay sử dụng Excel để quản lý kho hàng vì sự tiện lợi, giao diện quen thuộc và mức phí rẻ. Tuy nhiên, Excel cũng mang đến nhiều rủi ro và không thật sự phù hợp với các doanh nghiệp có kho hàng quy mô lớn. Cùng Hà Phan tìm hiểu rõ hơn 6 lý do tại sao Excel không hiệu quả trong quản lý kho và giải pháp phần mềm tiên tiến qua thông tin bên dưới bạn nhé! 

1. Quản lý kho hàng quan trọng như thế nào đối với doanh nghiệp?

Tầm quan trọng của việc quản lý kho hàng không chỉ giới hạn trong lĩnh vực tài chính mà còn ảnh hưởng đến mọi mặt trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Một số lợi ích khi quản lý kho hiệu quả là:

• Đảm bảo cung ứng kịp thời: Quản lý kho hàng đảm bảo doanh nghiệp luôn có đủ hàng tồn kho để cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ cho khách hàng đúng thời gian đặc biệt quan trọng trong ngành công nghiệp và thương mại.

• Tối ưu nguồn lực tài chính: Kho hàng có giá trị tài sản và quản lý kho hàng hiệu quả giúp tối ưu sự đầu tư vào hàng tồn kho, giảm chi phí tồn kho dư thừa hay lỗi thời.

• Kiểm soát tình trạng hàng tồn: Quản lý kho hàng giúp kiểm soát tình trạng của hàng tồn, bao gồm việc theo dõi số lượng, giá trị và hạn sử dụng của hàng hóa tránh bị hư hỏng. 

• Dự báo nhu cầu: Thông qua việc theo dõi dữ liệu hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể dự đoán nhu cầu của thị trường và lập kế hoạch sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ kịp thời.

• Tối ưu vận chuyển và giao hàng: Quản lý kho hàng có thể giúp tối ưu hóa vận chuyển và giao hàng, giảm thiểu thời gian và chi phí liên quan đến vận tải.

2. 6 Lý do Excel không phù hợp cho quản lý Kho hàng

2.1 Tốn thời gian và dễ mắc lỗi

Sử dụng Excel để quản lý kho hàng đòi hỏi việc nhập liệu thủ công thông tin về hàng tồn, nhập và xuất kho. Điều này không chỉ tốn thời gian mà còn dễ dẫn đến sai sót. Một số lỗi trong việc nhập dữ liệu có thể dẫn đến việc đặt hàng trùng lặp hoặc thiếu hàng, gây tốn chi phí cho doanh nghiệp.

2.2 Khó quản lý dữ liệu lớn

Excel thường không hiệu quả khi bạn phải quản lý một lượng lớn dữ liệu lên đến hàng trăm, hàng nghìn mặt hàng. Không chỉ là khó quản lý, mà còn khiến việc tìm kiếm, theo dõi thông tin trở nên khó khăn và bạn có thể không tìm thấy hàng tồn kho cần thiết khi cần.

2.3 Không cung cấp dữ liệu theo thời gian thực

Excel không thể theo dõi dòng hàng tồn kho theo thời gian thực, vì vậy bạn không bao giờ biết chính xác vị trí của một mặt hàng nào đó tại bất kỳ thời điểm cụ thể nào mà bạn chỉ biết vị trí cuối cùng của nó. Bạn không bao giờ có thể chắc chắn liệu có điều gì đó đã thay đổi giữa thời điểm thông tin được nhập và khi bạn kiểm tra bảng tính của mình hay không.

Quan trọng hơn, việc theo dõi kho hàng cuối cùng là nhằm đảm bảo kho hàng của bạn không trống và bạn luôn có đủ hàng cho khách hàng của mình. Excel không cung cấp loại công cụ theo dõi và thông tin bạn cần để đưa ra dự báo hiệu quả về tương lai. Excel cùng không thể xác định xu hướng theo mùa hoặc lịch sử bán hàng và bạn không bao giờ thực sự biết mình có gì.

2.4 Không thể lập báo cáo và theo dõi thông tin tài chính

Khi bạn đang sử dụng quy trình theo dõi thủ công, thật khó để lấy thông tin bạn đang thu thập và tạo thành một báo cáo hữu ích cho kiểm toán viên, kế toán viên hoặc hồ sơ của chính bạn. Excel kém trong việc tạo báo cáo và thường thông tin trong đó cần phải được kiểm tra kỹ khi đến thời điểm kiểm toán hoặc chuẩn bị thuế. 

• Bạn phải xem lại hàng tồn kho bất cứ khi nào cần báo cáo vì bạn không biết bảng Excel có cập nhật hay không. Quá trình xem xét này có thể mất vài ngày hoặc vài tuần và nhiều nhân viên tùy thuộc vào lượng hàng tồn trong kho của bạn. 

• Bạn cần phải chuyển dữ liệu từ Excel thành định dạng báo cáo cần thiết, mất nhiều thời gian và có khả năng sai sót.

Sử dụng hệ thống dựa trên mã vạch để quản lý kho hàng của bạn có thể loại bỏ cả hai vấn đề này. 

• Đầu tiên, dữ liệu được lưu giữ theo thời gian thực để bạn luôn biết thông tin của mình là chính xác và cập nhật. 

• Thứ hai, hầu hết các giải pháp quản lý kho đều đi kèm các chương trình giúp chuyển đổi dữ liệu thu thập được sang các định dạng báo cáo khác nhau một cách dễ dàng. Bởi vì các hệ thống này được thiết kế để quản lý kho hàng nên chúng cung cấp các giải pháp phù hợp với nhu cầu của bạn.

2.5 Không thể tối ưu cách bố trí kho hàng

Excel chỉ theo dõi khi một sản phẩm vào và ra khỏi kho, không thể cung cấp thông tin về cách sản phẩm được lưu trữ trong kho. Điều này làm cho việc tối ưu hóa bố trí kho hàng trở nên khó khăn. 

Khi bạn sử dụng hệ thống quản lý kho hàng tiên tiến, bạn có sẵn dữ liệu chi tiết về cách sản phẩm lưu trữ trong kho, giúp bạn tối ưu việc bố trí kho hàng và sử dụng tài nguyên hiệu quả hơn.

2.6 Quyền truy cập bị hạn chế và nguy cơ gian lận

Excel chỉ có thể được truy cập bởi một người dùng tại một thời điểm và không theo dõi các thay đổi. Điều này tạo ra khó khăn trong việc giám sát và theo dõi dữ liệu, đặc biệt là trong việc ngăn chặn hành vi gian lận. Thay vào đó, phần mềm quản lý kho hàng chuyên dụng có thể phân quyền truy cập cho nhiều thành viên cùng lúc để thực hiện các tác vụ nhanh chóng và bảo mật cao hơn.

3. Phần mềm quản lý kho hàng hiện đại, tinh gọn từ Hà Phan

Để giải quyết các vấn đề và hạn chế của Excel trong quản lý kho hàng, bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý kho hàng hiện đại như phần mềm WMS từ Hà Phan chúng tôi. Phần mềm sử dụng công nghệ mã vạch và RFID tiên tiến để tự động hóa các quy trình quản lý kho hàng. Các lợi ích khi sử dụng phần mềm này bao gồm:

• Tự động hóa: Thay thế các tác vụ quản lý kho thủ công bằng các quy trình tự động hóa như thu thập số liệu, nhập/xuất kho, kiểm đếm, giúp giảm bớt thời gian và sai sót.

• Chính xác: Cho phép ghi nhận thông tin nhập, xuất kho chính xác thông qua Barcode và RFID, giảm nguy cơ sai sót trong quản lý kho.

• Just-in-time: Quản lý kho theo thời gian thực, giúp loại bỏ tồn kho dư thừa, đảm bảo mức dự trữ an toàn.

• Tối ưu nguồn lực: Chỉ cần một người biết cách sử dụng cơ bản máy tính, còn lại đã có sự hỗ trợ từ hệ thống.

Sử dụng Excel có thể phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ, nhưng không thích hợp cho quản lý kho hàng quy mô lớn. Excel dễ dẫn đến sai sót, không cung cấp dữ liệu thời gian thực và gây ra khó khăn trong việc tạo báo cáo và theo dõi thông tin tài chính. Để tối ưu quản lý kho hàng và giảm rủi ro, sử dụng phần mềm quản lý kho hàng hiện đại như phần mềm WMS từ Hà Phan là một giải pháp hiệu quả. Liên hệ ngay Hà Phan qua hotline 0978.211.534 nếu cần được tư vấn thêm về giải pháp quản lý kho hàng hiện đại bạn nhé!

--------------------------------------------------------

CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI HÀ PHAN - "Sự tín nhiệm của quý khách hàng là thành công của công ty chúng tôi"

📍Địa chỉ: Trụ sở Hồ Chí Minh: 758/25/2B XVNT, Q. Bình Thạnh, HCM

📍Chi nhánh Hà Nội: NV C11 Khu Trung Hòa - Nhân Chính, Trung Hòa, Cầu Giấy, HN

☎Tel:

✅Kênh Bán Lẻ: 0905 03 7879 (Ms. Diệp Tú)

✅Kênh Thương Mại: 0768 021 236 (Ms. Hạ Quyên)

📞Hotline: 0978211534

📧Email: info@haphan.com

🌐Website: www.haphan.com

#haphanjsc