NHỮNG LƯU Ý QUAN TRỌNG VỀ MÃ VẠCH CHO HÀNG HÓA XUẤT KHẨU

Trong bối cảnh thương mại toàn cầu ngày càng mở rộng, việc xuất khẩu hàng hóa không chỉ dừng lại ở chất lượng sản phẩm, mà còn ở khả năng truy xuất nguồn gốc và quản lý minh bạch. Một trong những yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp đáp ứng các yêu cầu quốc tế chính là mã vạch (barcode). Đây là “ngôn ngữ chung” giúp hàng hóa Việt Nam dễ dàng lưu thông, nhận diện và quản lý trên toàn cầu.

Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp vẫn xem nhẹ việc chuẩn hóa mã vạch cho hàng xuất khẩu, dẫn đến tình trạng hàng bị trả về, bị chậm thông quan hoặc không được chấp nhận tại thị trường nhập khẩu. Để tránh những rủi ro này, việc hiểu rõ quy chuẩn, cấu trúc và quy trình cấp mã vạch quốc tế là điều vô cùng cần thiết. Hãy cùng Hà Phan tìm hiểu chi tiết những điều cần lưu ý khi sử dụng mã vạch cho hàng hóa xuất khẩu – để sản phẩm Việt chinh phục thị trường thế giới một cách chuyên nghiệp và bền vững. 

Vai trò của mã vạch trong hàng hóa xuất khẩu

Mã vạch là chuỗi ký tự số hoặc chữ số được mã hóa dưới dạng các vạch song song, giúp hệ thống quét nhận diện nhanh chóng thông tin về sản phẩm. Khi doanh nghiệp xuất khẩu, mã vạch đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong các khâu:

Nhận diện và truy xuất nguồn gốc sản phẩm

Mã vạch chứa dữ liệu về quốc gia, doanh nghiệp, mã sản phẩm và lô hàng. Điều này giúp nhà nhập khẩu, hải quan và hệ thống quản lý quốc tế dễ dàng kiểm tra thông tin xuất xứ, đảm bảo minh bạch.

Tự động hóa quy trình logistics

Tại các cảng, kho ngoại quan hay trung tâm phân phối, mã vạch giúp việc quét – lưu trữ – vận chuyển hàng hóa được diễn ra nhanh chóng, chính xác, giảm thiểu sai sót do con người.

Tuân thủ tiêu chuẩn quốc tế (GS1)

Các mã vạch như EAN-13, UPC, GS1-128 hoặc ITF-14 được quy định bởi tổ chức GS1 – tiêu chuẩn toàn cầu được chấp nhận ở hơn 150 quốc gia. Việc sử dụng đúng loại mã vạch giúp hàng hóa Việt đáp ứng các yêu cầu nghiêm ngặt từ đối tác quốc tế.

Tăng uy tín và khả năng cạnh tranh

Doanh nghiệp có mã vạch hợp lệ, thể hiện rõ xuất xứ và minh bạch thông tin, sẽ dễ dàng được các hệ thống siêu thị, nhà phân phối toàn cầu chấp nhận.

Những yêu cầu bắt buộc đối với hàng hóa xuất khẩu

Việc sử dụng mã vạch trong xuất khẩu không đơn giản chỉ là “in mã lên bao bì”. Doanh nghiệp cần hiểu rõ mã nào dùng cho loại hàng nào, cấu trúc ra sao, và đăng ký ở đâu để đảm bảo hợp lệ.

Chọn đúng loại mã vạch cho hàng xuất khẩu

• EAN-13 (13 số): Thường dùng cho hàng hóa tiêu dùng, phù hợp xuất khẩu sang châu Âu và nhiều quốc gia châu Á.
• UPC-A (12 số): Được chấp nhận phổ biến tại Mỹ và Canada.
• GS1-128 / ITF-14: Dành cho thùng carton, kiện hàng hoặc bao bì vận chuyển – giúp nhận diện cả lô hàng thay vì từng sản phẩm.
• QR Code (mã 2D): Được sử dụng ngày càng nhiều cho hàng xuất khẩu có yêu cầu cao về truy xuất nguồn gốc, tích hợp thêm thông tin doanh nghiệp, website, chứng nhận, xuất xứ...

Đăng ký mã vạch quốc tế hợp lệ

Doanh nghiệp cần đăng ký tại GS1 Việt Nam – cơ quan trực thuộc Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng. Sau khi được cấp mã doanh nghiệp (Company Prefix), bạn có thể tạo mã riêng cho từng sản phẩm xuất khẩu.

Quy cách in và kích thước mã vạch

Mã vạch phải được in đúng tỷ lệ kích thước (theo tiêu chuẩn GS1), đảm bảo độ tương phản cao và không bị mờ, méo. Tránh in trên vùng bo cong, mép gấp hoặc vật liệu phản chiếu quá mạnh (như nhựa bóng).

Đảm bảo khả năng quét ở mọi thị trường

Một mã vạch đạt chuẩn quốc tế có thể quét dễ dàng ở mọi hệ thống – từ Việt Nam đến Mỹ, Nhật hay châu Âu. Do đó, cần kiểm tra độ đọc (scan test) trước khi đưa hàng xuất khẩu, tránh bị lỗi khi thông quan hoặc nhập kho.

Kết luận 

Trong thời đại toàn cầu hóa, mã vạch không chỉ là “dấu hiệu nhận diện” mà là “chìa khóa hội nhập” cho hàng hóa Việt Nam. Doanh nghiệp cần nắm rõ các tiêu chuẩn quốc tế, quy trình đăng ký và in ấn đúng kỹ thuật để đảm bảo sản phẩm được chấp nhận tại thị trường xuất khẩu.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần tư vấn, triển khai hệ thống in mã vạch đạt chuẩn GS1 quốc tế, hãy liên hệ ngay với Hà Phan – đơn vị tiên phong trong giải pháp mã vạch, RFID và tự động hóa quản lý kho vận tại Việt Nam.